18 juli 2025
e-Factureren: bereid je voor op de toekomst van facturatie
Inleiding
Vanaf 1 januari 2026 zijn Belgische bedrijven verplicht om e-facturen te verzenden bij B2B-transacties. Ook in Nederland staat een soortgelijke verplichting op de planning: naar verwachting wordt e-Factureren vanaf 2030 in alle EU-lidstaten verplicht voor B2B-bedrijven. De digitale factuur is dus niet langer een ‘nice to have’, maar een noodzakelijke stap richting een efficiëntere en betrouwbaardere administratie.
Toch heerst er nog veel onduidelijkheid over wat e-Factureren precies inhoudt. Want nee: een pdf-mailtje sturen is géén e-Factuur.
Wat is e-Factureren (en wat is het niet)?
Veel ondernemers denken bij een e-Factuur aan het versturen van een pdf per e-mail. Hoewel dat digitaal is, voldoet het niet aan de eisen van e-Facturatie. Een échte e-Factuur is gestructureerd in UBL-formaat (Universal Business Language) — een gespecificeerd XML-bestand waarin de factuurdata standaard is opgebouwd en direct leesbaar is voor boekhoudsystemen.
Waar een pdf nog handmatig moet worden verwerkt (controleren, overtypen, uploaden), wordt een UBL-factuur automatisch ingelezen en verwerkt door de administratie van de ontvanger. Het verkleint de foutkans, versnelt de verwerking en voldoet aan de wetgeving die eraan komt.
Wat verandert er precies vanaf 2026?
In België geldt vanaf 2026 de verplichting voor B2B-ondernemingen om hun facturen elektronisch te verzenden in UBL-formaat. Dit geldt niet alleen voor grote bedrijven, maar ook voor het micro- en kleinbedrijf.
In Nederland geldt deze verplichting op dit moment alleen voor B2G-facturen, maar de verwachting is dat dit binnen afzienbare tijd ook voor het hele bedrijfsleven (B2B) gaat gelden. De overheid onderzoekt momenteel de invoering ervan, met 2030 als beoogde ingangsdatum — al is versnelling naar 2026 ook niet uitgesloten.
Kortom: wachten is geen optie. Wie nu al overstapt op e-Facturatie, loopt straks niet achter de feiten aan.
Waarom zou je nú al overstappen?
Wettelijke verplichtingen zijn één ding, maar e-Factureren heeft ook tal van operationele voordelen:
- Snellere verwerking van facturen: UBL-bestanden kunnen automatisch worden ingelezen in boekhoudsoftware zoals Exact, e-Boekhouden of Yuki.
- Minder fouten: Geen handmatige invoer meer betekent minder kans op vergissingen in bedragen, data of btw-percentages.
- Tijdbesparing: Je boekhouder (of jijzelf) hoeft minder te corrigeren of over te typen.
- Professioneler overkomen: Zeker richting grotere klanten of overheden.
DECON’s e-Facturatietool: pdf én UBL in één klik
Bij DECON hebben we een tool ontwikkeld waarmee je in één klik zowel een pdf-factuur in je eigen huisstijl als een UBL-factuur genereert. Volledig geautomatiseerd, gekoppeld aan je centrale database en processen.
Onze tool is onderdeel van een breder ERP-alternatief op maat en is:
- Geschikt voor kleine en middelgrote organisaties
- Snel te implementeren
- Flexibel aan te passen aan jouw facturatieproces en huisstijl
- Toekomstbestendig, zodat je klaar bent voor de verplichting in 2026 of 2030
Meer weten over e-Factureren of onze tool?
Wil jij e-Factureren slim en toekomstbestendig inrichten — zonder meteen een duur ERP-systeem aan te schaffen? Neem dan contact met ons op via info@decon-services.nl, of plan een vrijblijvende kennismaking. We laten je graag zien hoe onze facturatietool werkt en hoe we jouw organisatie kunnen klaarstomen voor de toekomst.