18 juli 2025
Succesvol een nieuw systeem implementeren? Dit is waarom het méér is dan een knop omzetten
Inleiding
Het kiezen van een nieuw softwarepakket is al een uitdaging op zich. Maar zodra die keuze gemaakt is, begint vaak het échte werk: de implementatie. En dat is waar veel organisaties in het MKB tegen problemen aanlopen. Want het implementeren van een nieuw systeem gaat veel verder dan het inrichten van een paar instellingen. Het moet worden afgestemd op processen, gekoppeld aan bestaande systemen, en goed landen bij medewerkers.
De realiteit van systeemimplementaties
In veel gevallen worden nieuwe systemen met enthousiasme aangeschaft, maar stranden de implementaties in de praktijk. Gebruikers vinden het systeem niet intuïtief, data is niet goed overgezet, koppelingen met andere software ontbreken, of het systeem sluit simpelweg niet goed aan op de manier waarop de organisatie werkt.
Het resultaat? Frustratie op de werkvloer, lagere adoptie, inefficiënte processen en in het ergste geval: terug naar het oude systeem. Zonde van de investering, en zonde van de kans om echt te verbeteren.
Wat maakt implementeren zo lastig?
De complexiteit zit in de details. Een goed systeem moet niet alleen functioneel zijn, maar moet ook:
- Aansluiten op de bestaande processen en structuur van de organisatie.
- Correct zijn gekoppeld aan de huidige software, zodat data automatisch doorstroomt.
- Duidelijk en gebruiksvriendelijk zijn ingericht voor de verschillende rollen binnen het team.
- Volledig worden geaccepteerd en gedragen door de medewerkers die ermee moeten werken.
Zonder goede inrichting en begeleiding kan een systeem snel worden gezien als een extra last, in plaats van een hulpmiddel.
Het verschil tussen een tool installeren en écht implementeren
Een goede implementatie begint bij een grondige analyse van de organisatie. Wat is de gewenste werkwijze? Welke systemen zijn al in gebruik? Welke data moet beschikbaar zijn en waar? Pas daarna begint de inrichting van het systeem zelf — afgestemd op de processen, gebruikers en doelstellingen.
De echte waarde komt pas wanneer systemen met elkaar praten, datastromen geautomatiseerd zijn en gebruikers met vertrouwen en gemak gebruik maken van het systeem.
Hoe wij helpen met succesvolle systeemimplementaties
Bij DECON begeleiden we systeemimplementaties van A tot Z. Van analyse en inrichting tot aan het leggen van slimme koppelingen met bestaande tools en het trainen van gebruikers.
Samen zorgen we ervoor dat jouw nieuwe software volledig wordt afgestemd op jouw organisatie, processen én mensen.
Zo wordt jouw nieuwe systeem niet alleen goed ingericht, maar ook echt onderdeel van de dagelijkse praktijk.
Wil je ook zeker weten dat je nieuwe systeem goed wordt geïmplementeerd?
Lees meer over onze systeemimplementatie dienst of neem contact met ons op via info@decon-services.nl