Inleiding

Veel MKB-bedrijven maken gebruik van verschillende systemen om hun bedrijfsvoering draaiende te houden. Denk aan CRM-pakketten, boekhoudsoftware, HR-tools en projectmanagementsystemen. Elk systeem is ingericht voor een specifiek doel en bevat waardevolle informatie. Maar in de praktijk ontstaan er problemen zodra die systemen niet met elkaar communiceren. De data raakt versnipperd. 

De uitdagingen van versnipperde data 

Versnipperde data brengt meerdere structurele problemen met zich mee. Informatie wordt op meerdere plekken opgeslagen, wat leidt tot dubbele invoer, inconsistenties en vertragingen. Klantgegevens worden bijvoorbeeld handmatig ingevoerd in zowel het CRM-systeem als het boekhoudpakket, wat foutgevoelig is en onnodig tijd kost. Daarnaast ontbreekt vaak het overzicht: om een volledig klantbeeld te krijgen, moeten gegevens uit meerdere bronnen worden gehaald, vaak handmatig samengevoegd in Excel. Dit maakt het opstellen van betrouwbare rapportages ingewikkeld en het automatiseren van processen vrijwel onmogelijk. 

Voor veel MKB-organisaties is dit een herkenbaar scenario. Door beperkte IT-capaciteit, hoge werkdruk en een gebrek aan integratiekennis blijven deze inefficiënties voortbestaan, terwijl ze directe impact hebben op de productiviteit, de kwaliteit van dienstverlening en het vermogen om te groeien. 

De oplossing: één centrale, gestandaardiseerde database 

De meest efficiënte oplossing is het aanleggen van een centrale database waarin alle data samenkomt. Deze database fungeert als de ‘single source of truth’ van de organisatie. Door gegevens uit verschillende systemen te koppelen en automatisch te synchroniseren met deze centrale structuur, wordt alle informatie op één plek beheerd. Denk aan tools zoals Airtable of Bubble.io waarin we data gestandaardiseerd en centraal kunnen opslaan, beheren en inzetten als basis voor automatisering en dashboards. 

Deze centrale database maakt het eenvoudiger om inzicht te krijgen in klantstatussen, projecten of compliance-vereisten. Daarnaast is het de basis voor procesautomatisering. Als de gegevens in één format beschikbaar zijn, kunnen ze gemakkelijk worden ingezet om acties te triggeren, bijvoorbeeld: het automatisch versturen van rapportages, het opmaken van documenten, of het toewijzen van taken. 

De voordelen van centralisatie en standaardisatie 

Voordelen t.o.v. een traditioneel ERP-systeem 

• Kostenbesparing: Geen hoge licentiekosten of dure implementatietrajecten. 

• Flexibiliteit: Pas het systeem eenvoudig aan wanneer bedrijfsprocessen veranderen. 

• Snelle implementatie: Start binnen enkele weken in plaats van maanden. 

• Gebruiksvriendelijkheid: Intuïtieve interfaces die gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken zijn voor alle medewerkers. 
• Schaalbaarheid: Groeit mee met je bedrijf zonder dat er ingrijpende systeemwijzigingen nodig zijn.

Hoe DECON helpt

Bij DECON helpen we organisaties met het opzetten van zo’n centrale database en het integreren van hun bestaande systemen. Met behulp van low-code platformen zoals Make.com koppelen we softwarepakketten aan elkaar, zorgen we voor gestandaardiseerde datastromen, en bouwen we op maat gemaakte interfaces waarin de processen geautomatiseerd worden uitgevoerd. Dit vormt de basis van ons ERP-alternatief op maat: een oplossing die de voordelen biedt van een ERP-systeem, zonder de nadelen van hoge kosten en lange implementatietrajecten. 

Wil je weten hoe jouw organisatie kan profiteren van een centrale database? Of ben je benieuwd of een ERP-alternatief op maat bij jullie past? Neem dan contact op of bekijk onze ERP-alternatief op maat pagina.