Wat doet CijferAdvies?
CijferAdvies is uitgegroeid van een landelijk netwerk van samenwerkende administratiekantoren tot een organisatie die zelf nieuwe kantoren start en ondernemende boekhouders de kans biedt dit samen met CijferAdvies te doen. Waar veel kantoren vooral terugkijken, kijkt CijferAdvies vooruit: meedenken over kansen, risico’s en groeimogelijkheden.
CijferAdvies combineert de kracht van lokale, ondernemende kantoren met de slagkracht van een grote centrale organisatie die marketing verzorgt, groei stimuleert en ondersteuning biedt bij optimalisatie. Via het Associate Partner-model werken zij samen met specialisten en bieden zij ondernemers de mogelijkheid om als vennoot mee te bouwen aan het succes.
Ondernemers krijgen persoonlijke aandacht, regelmatige strategische gesprekken en advies dat aansluit op hun doelen. Achter ieder cijfer ziet CijferAdvies een verhaal – en dat verhaal is het startpunt van hun dienstverlening.
Waar liepen zij tegenaan?
Het concept werkt. Nieuwe cliënten stromen binnen. Maar achter die groei schuilt een uitdaging: elk nieuw klantdossier vraagt om veel administratieve en compliance-stappen, verspreid over meerdere systemen.
Voor elke nieuwe cliënt moest een map in het Document Management System (DMS) worden aangemaakt. Er moesten documenten zoals KVK-uittreksels, UBO-registraties en ID-bewijzen worden opgevraagd, gecontroleerd en gearchiveerd. Gegevens moesten handmatig in meerdere systemen worden ingevoerd, waaronder e-Boekhouden en Fiscaal Gemak. Tot slot werd de nieuwe cliënt toegewezen aan een boekhouder en opgenomen in de planning.
Dat betekende in de praktijk:
- Veel dubbele invoer van gegevens.
- Handmatige handelingen die veel tijd kostten.
- Overzicht verliezen door versnipperde informatie in systemen en Excel-bestanden.
De vraag van CijferAdvies was helder: een gestandaardiseerd en geautomatiseerd onboardingproces dat fouten voorkomt, tijd bespaart en overzicht geeft.
houders de kans biedt dit samen met CijferAdvies te doen. Waar veel kantoren vooral terugkijken, kijkt CijferAdvies vooruit: meedenken over kansen, risico’s en groeimogelijkheden.
CijferAdvies combineert de kracht van lokale, ondernemende kantoren met de slagkracht van een grote centrale organisatie die marketing verzorgt, groei stimuleert en ondersteuning biedt bij optimalisatie. Via het Associate Partner-model werken zij samen met specialisten en bieden zij ondernemers de mogelijkheid om als vennoot mee te bouwen aan het succes.
Ondernemers krijgen persoonlijke aandacht, regelmatige strategische gesprekken en advies dat aansluit op hun doelen. Achter ieder cijfer ziet CijferAdvies een verhaal – en dat verhaal is het startpunt van hun dienstverlening.
Wat hebben wij vervolgens gedaan?
We begonnen met het volledig in kaart brengen van het systeemlandschap en het huidige onboardingproces. We analyseerden:
- Welke data is nodig in welke stap van het proces?
- Naar welke systemen moet die data?
- Hoe moet de data worden opgeslagen en verwerkt?
- Welke koppelingen zijn nodig?
Op basis van deze analyse stelden we concrete requirements en user stories op. Na akkoord van de business konden we starten met de ontwikkeling.
De ontwikkelde oplossing
Bij het nieuwe onboardingproces van CijferAdvies speelt Hubspot nu de hoofdrol. Het is het startpunt én de motor. Zodra een offerte vanuit Hubspot wordt ondertekend, gaat de rest van het proces automatisch lopen. Geen losse e-mails of checklists meer — alles volgt een duidelijke, gestroomlijnde route.
Om dat te bereiken hebben we Hubspot gekoppeld aan alle andere systemen binnen CijferAdvies via API’s en onze middleware (Make.com en Power Automate). Hierdoor komen alle datastromen op één centrale plek samen. Daar worden ze gestructureerd en in het juiste format klaargezet, waarna ze real-time naar de juiste systemen worden gestuurd. Zo verdwijnt dubbele invoer en ontstaat er één waarheid in de data.
De werkprocessen die vroeger veel handmatig werk vroegen, zijn nu grotendeels geautomatiseerd. Zodra een nieuwe cliënt de offerte heeft ondertekend, wordt er direct een cliëntmap aangemaakt in het DMS ‘STACK’, voorzien van een uniek klantnummer en een aparte submap voor compliance-documenten. De cliënt krijgt meteen een e-mail met een persoonlijke uploadlink en duidelijke instructies. Alle aangeleverde gegevens en documenten worden eerst nog gecontroleerd door de vestigingsleider, en daarna met één druk op de knop toegevoegd aan alle relevante systemen: e-Boekhouden, Fiscaal Gemak en Bubble. Vervolgens wordt de nieuwe cliënt toegewezen aan een boekhouder en automatisch opgenomen in de planning.
Ook het overzicht is verbeterd. Alle losse Excel-sheets die het managementteam gebruikte, zijn vervangen door een op maat gemaakte managementtool in Bubble.io. Zo hebben zij altijd en overal direct inzicht in de actuele status.
Maar techniek alleen is niet genoeg. Een nieuwe manier van werken moet ook landen bij de mensen die ermee werken. Daarom hebben we duidelijke werkbeschrijvingen opgesteld, trainingen verzorgd en in de eerste weken ruimte gemaakt voor feedback. Dat zorgde niet alleen voor draagvlak, maar ook voor een soepele overgang naar een proces dat nu sneller, overzichtelijker en foutloos verloopt.
Wat heeft dit CijferAdvies opgeleverd?
Met het geautomatiseerde onboardingproces hebben we voor CijferAdvies meerdere waardevolle resultaten geboekt, waaronder:
- Eliminatie van één compleet systeem en meerdere losse Excel-bestanden.
- Nauwelijks nog handmatige handelingen in het onboardingproces.
- Nul dubbele invoer van gegevens → minder kans op fouten.
- Actueel overzicht voor het MT in een eigen managementtool.
- Medewerkers ervaren minder administratieve druk en meer focus op klantadvies.
Kortom: CijferAdvies kan zich weer volledig richten op wat zij het beste doen — ondernemers adviseren en laten floreren.
Klinkt dit bekend, of ben je benieuwd naar wat DECON voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op via info@decon-services.nl of het contactformulier.
Voor het volledig ontzorgen van jouw boekhouding én kundig advies dat jouw organisatie doet floreren, kan je contact opnemen met a.kieft@cijferadvies.nl.
Met dank aan Stefan van dascoel.com voor zijn bijdrage aan het inrichten van Hubspot en het verzorgen van een mooi onboardingformulier, en daarmee een soepel onboarding proces bij CijferAdvies.