Geautomatiseerd onboardingproces bij CijferAdvies
"Een zeer professioneel bedrijf dat voor de beste eindoplossing van de klant gaat. Heel fijn om mee te werken."
Maandelijkse licentiekosten bespaard — één compleet systeem en meerdere Excel-bestanden vervangen door één geautomatiseerde flow.
Data stroomt automatisch naar alle systemen — e-Boekhouden, Fiscaal Gemak en de Mijn-CijferAdvies omgeving.
Het volledige onboardingproces — van mapje aanmaken tot klant toewijzen aan een boekhouder — verloopt nu automatisch.
Medewerkers ervaren minder administratieve druk en kunnen zich richten op wat echt telt: ondernemers adviseren.
Wat doet CijferAdvies?
CijferAdvies is uitgegroeid van een landelijk netwerk van samenwerkende administratiekantoren tot een organisatie die zelf nieuwe kantoren start en ondernemende boekhouders de kans biedt dit samen met CijferAdvies te doen. Waar veel kantoren vooral terugkijken, kijkt CijferAdvies vooruit: meedenken over kansen, risico's en groeimogelijkheden.
CijferAdvies combineert de kracht van lokale, ondernemende kantoren met de slagkracht van een grote centrale organisatie. Via het Associate Partner-model werken zij samen met specialisten en bieden zij ondernemers de mogelijkheid om als vennoot mee te bouwen aan het succes.
Ondernemers krijgen persoonlijke aandacht, regelmatige strategische gesprekken en advies dat aansluit op hun doelen. Achter ieder cijfer ziet CijferAdvies een verhaal — en dat verhaal is het startpunt van hun dienstverlening.
Waar liepen zij tegenaan?
Het concept werkt. Nieuwe cliënten stromen binnen. Maar achter die groei schuilt een uitdaging: elk nieuw klantdossier vraagt om veel administratieve en compliance-stappen, verspreid over meerdere systemen.
Voor elke nieuwe cliënt moest een reeks handmatige handelingen worden uitgevoerd:
Dit resulteerde in veel dubbele invoer, foutgevoelige handmatige stappen en een versnipperd overzicht verspreid over systemen en Excel-bestanden. De vraag was helder: een gestandaardiseerd en geautomatiseerd onboardingproces dat fouten voorkomt, tijd bespaart en overzicht geeft.
Wat hebben wij gedaan?
We begonnen met het volledig in kaart brengen van het systeemlandschap en het huidige onboardingproces. We analyseerden welke data nodig is in elke stap, naar welke systemen die data moet, en welke koppelingen daarvoor nodig zijn. Op basis hiervan stelden we concrete requirements op — na akkoord van de business startten we met de ontwikkeling.
Via Make.com koppelden we HubSpot en alle andere systemen via API's. Alle datastromen komen samen op één centrale plek, worden gestructureerd en in het juiste formaat klaargezet, en vervolgens real-time naar de juiste systemen gestuurd.
Techniek alleen is niet genoeg. We stelden werkbeschrijvingen op, verzorgden trainingen en maakten in de eerste weken ruimte voor feedback — zodat de nieuwe werkwijze ook echt landt bij de mensen die ermee werken.
Dit kan ook voor jouw organisatie werken
Herken je de uitdagingen van CijferAdvies? Handmatig werk, versnipperde systemen en dubbele invoer? We bespreken graag wat er binnen jouw organisatie mogelijk is — vrijblijvend en zonder verkooppraatje.